Benefícios do Planejamento e Gerenciamento de Projetos

Benefícios do Planejamento e Gerenciamento de Projetos – Sua organização está constantemente trabalhando em projetos, quer você os conheça ou não. Entretanto, você pode não pensar na gestão de projetos como uma disciplina específica.

Às vezes, ela se manifesta apenas como diz sua alta gerência: “Precisamos fazer isso até o final do trimestre. Você está no comando”.

Agora, tudo o que você faz depois de receber uma tarefa complexa para completar é efetivamente o gerenciamento de projetos. Especialmente se você estiver trabalhando com uma equipe sob seu comando e organizando o trabalho.

E mesmo que você não tenha recebido treinamento profissional, você ainda pode experimentar todos os benefícios de um bom gerenciamento de projetos.

Como? Vamos dar uma olhada!

Importância do gerenciamento de projetos

Hoje, se você é um gerente ou um líder de equipe, você é um gerente de projeto. Entretanto, a diferença entre abordar cada projeto com planejamento básico, e abordá-lo com processos adequados de gerenciamento de projeto é enorme.

Se você conhece o básico de gerenciamento de projetos, você será capaz de criar processos confiáveis. Digamos que você esteja se encontrando com um novo cliente.

Se você não tiver um processo estabelecido, você terá que se lembrar de tudo o que precisa definir:

• Expectativas das partes interessadas
• Entregas
• Escopo do projeto.
• E assim por diante.

Você anotará essa informação em um documento informal e a esquecerá até que ocorram problemas. E se você não tiver pensado em cobrir as políticas de mudança com seu novo cliente, você não poderá dizer não a elas. Deixe o estresse e ultrapasse o orçamento.

A maioria das organizações luta com seus processos de gerenciamento de projetos.

Todos nós fomos empurrados a trabalhar mais e assumir mais responsabilidade sem o treinamento adequado para isso. As organizações pensam no gerenciamento de projetos como se fosse apenas isso – gerenciar projetos – e não como uma disciplina complementar com muitos truques na manga.

No século XXI, o gerenciamento de projetos pertence a todos. Não apenas gerentes de projetos dedicados.

E é exatamente por isso que o gerenciamento de projetos pode ajudar você, sua equipe e sua organização a concluir projetos a tempo e sem uma dor de cabeça desagradável para todos os envolvidos.

Mas os benefícios do gerenciamento de projetos não terminam aí.

5 Benefícios do Planejamento e Gerenciamento de Projetos

Ter estrutura em torno do gerenciamento de projetos e saber usar as técnicas para concluir seus projetos a tempo vem com inúmeros benefícios.

No entanto, há cinco benefícios imediatos de um bom gerenciamento de projetos:

1 – O gerenciamento de projetos melhora a produtividade e reduz custos e carga de trabalho

O objetivo final do gerenciamento e planejamento de projetos é a eficiência. Você quer fazer o máximo possível no menor tempo possível. O gerenciamento de projetos ajuda a criar uma metodologia otimizada.

Uma vez criados os processos, modelos e procedimentos, você poderá reutilizá-los com cada projeto e saber exatamente com o que você pode contar. Isto irá automaticamente mitigar os riscos e melhorar sua eficiência.

Como melhorar a eficiência com o gerenciamento de projetos

• Crie um plano de projeto que contenha: informações recebidas de clientes e outras partes interessadas, recursos, uma estrutura de trabalho com falhas e uma linha do tempo com marcos.
• Dividir o projeto em tarefas e definir claramente: proprietários de tarefas, dependências de tarefas, datas de vencimento e recursos.
• Use os gráficos de Gantt para monitorar a carga de trabalho de cada membro da equipe e garantir que ninguém esteja mordendo mais do que eles podem mastigar.
• Mantenha seus clientes e a alta gerência no circuito, e concorde em pontos de check-in onde você os atualizará sobre o progresso.
• Crie uma política de mudança antes de iniciar o projeto. Se o projeto crescer em escopo ou se os clientes quiserem fazer mudanças, certifique-se de fazer referência à política para avaliar se ela é viável, e se você está arriscando ultrapassar o orçamento ou se está atrasado.
• Experimente as metodologias de projeto Kanban ou Scrum para acompanhamento do projeto.
• Obtenha o feedback de sua equipe sobre seu projeto e planos de tarefas. Certifique-se de que eles possam sempre acessar o plano do projeto, assim como atualizá-lo. Considere o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Project Central para melhorar a transparência. Experimente-o de graça.

2 – O Gerenciamento de Projeto Melhora a Colaboração

Se tudo relacionado ao seu projeto estiver estruturado e os membros da equipe souberem exatamente o que precisam fazer em um determinado momento, será muito mais fácil administrá-los.

Além disso, todos farão seu melhor trabalho.

Como Melhorar a Colaboração com o Gerenciamento de Projetos

• Use ferramentas PM para manter todos na mesma página. Por exemplo, você pode usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos Office365. Todos terão acesso imediato a tarefas e detalhes de tarefas, e não terão que perder tempo procurando por informações.
• Defina as suas próprias funções e as de todos os outros de forma clara e precisa. Quando você delegar tarefas, certifique-se de que os donos das tarefas compreendam suas responsabilidades. Verifique periodicamente com eles para oferecer ajuda ou feedback, e certifique-se de que eles estão no caminho certo.
• Entenda suas partes interessadas e crie planos de comunicação. Primeiramente, você tem que entender sua equipe e o que os impulsiona.

Depois, não se esqueça de analisar os clientes e a alta gerência. Crie um plano de comunicação para cada grupo de partes interessadas para que ninguém fique no escuro.

3 – A gestão de projetos melhora a satisfação do cliente

Sejamos reais: você é o gerente do projeto. Você é o único responsável por manter todos felizes.

Agora, isto pode ser uma coisa complicada de se fazer. Mas com um pouco de magia de gerenciamento de projeto adicionada à mistura, você verá como pode ser fácil atender às expectativas dos clientes.

Como melhorar a satisfação do cliente com o gerenciamento de projetos

• Compreender as expectativas dos clientes e comunicar-se claramente. Na fase de iniciação, certifique-se de que os clientes estejam claros sobre os objetivos do projeto e suas próprias expectativas.O que eles esperam alcançar? Uma vez entendidas suas expectativas, estruturar claramente os resultados e obter sua aprovação.
• Prepare a documentação necessária: Documento de Iniciação de Projeto / Business Case do Projeto, Carta do Projeto e Política de Mudança são alguns dos documentos mais importantes.
• Monitore os riscos e prepare um plano para mitigá-los. Avalie seu projeto claramente após a criação de uma estrutura de trabalho. É provável que você ultrapasse o orçamento? Você acha que terá que fazer mudanças no escopo? Entenda os riscos em vez de ignorá-los.

4 – O gerenciamento do projeto ajuda você a melhorar seu desempenho

Quando você tiver uma maneira organizada de acompanhar seu desempenho e resultados de projeto em projeto, você será capaz de entendê-lo.

E se você puder medi-lo, você pode melhorá-lo. Sem um processo estruturado, ninguém adivinha por que um projeto falhou.

Mas se você se ater aos processos delineados, você facilmente notará gargalos e compreenderá as variáveis que colocam seus projetos em risco.

Como melhorar seu desempenho com o gerenciamento de projetos

• Utilizar uma ferramenta central para o gerenciamento de projetos e tarefas, rastreamento e relatórios. Certifique-se de que todos os seus dados estejam em um local central onde você possa acessá-los e analisá-los.
• Crie processos pós-completação. Reúna suas partes interessadas e peça seu feedback. Eles notaram algum problema, houve áreas ou coisas com as quais eles tiveram dificuldades?
• Crie um documento com todas as lições que você aprendeu (tanto com os dados como com a experiência prática).
• Implemente mudanças. Uma vez que você compreenda as áreas problemáticas, faça um plano de melhoria.

5 – O gerenciamento de projetos ajuda na resolução de problemas

Finalmente, há sempre problemas nos projetos. Afinal de contas, há muitas peças móveis envolvidas. Entretanto, quando se usa uma metodologia PM, sabe-se exatamente como abordar um problema.

Uma forma estruturada de organizar o trabalho pode até mesmo ajudá-lo a cortar os problemas na raiz ou percebê-los antes que eles causem estragos em seu projeto.

Como resolver problemas com o gerenciamento de projetos? Considere incluir um Stakeholder na gestão dos seus projetos

• Estabelecer processos de gerenciamento de risco.
• Anote cada mudança e problema em seu registro de mudança/emissão.
• Crie planos de comunicação para cada grupo de partes interessadas, e mantenha-se fiel a eles.
• Atualizar seu projeto e planos de tarefas com cada nova mudança aceita para entender como eles irão refletir sobre a totalidade do projeto.

Terminamos

Chegou a hora de parar de se preocupar e abraçar o gerenciamento de projetos de alívio que o projeto traz para sua organização.